Un evento es una gran herramienta de comunicación estratégica, por ello, desde As Comunicación os contamos, con un ejemplo reciente, los pasos que hay seguir para organizar un evento de forma exitosa.

¿Cómo llevamos a cabo el exitoso evento de la Asociación Provincial de Hostelería y Turismo de Toledo (AHT)? Os lo contamos... Se trata del I Campeonato Provincial Tapas y Pinchos- Hostelería de Toledo, un concurso de tapas que la AHT organiza cada año, cuyos objetivos son, por una parte, mostrar a todos los públicos la profesionalización del sector (a veces, minusvalorada por noticias que se generan en la esfera pública), y, por otra parte, incrementar la notoriedad de la AHT entre sus asociados.

¡No os asustéis... todo empieza, como mínimo, un mes y medio antes!

Parece una obviedad, pero, para que el evento funcione, hay que elegir muy bien el momento oportuno de celebración y la localización apropiada. ¡Imaniginaos que coincide con un debate de la nación!

Siempre hay que tener en cuenta estos aspectos:

La fecha fijada: es recomendable que no coincida con festividades, algo que no siempre se cumple… Por ejemplo, este Campeonato Provincial Tapas y Pinchos- Hostelería de Toledo estaba previsto para finales del mes de enero, pero, se vio condicionado, entre otros motivos, por un campeonato Nacional convocado con muy poca antelación.

La accesibilidad y la ubicación: es importante que la zona que albergue el evento sea accesible (transporte público, buena localización, parking, etc.)

El papel de AS COMUNICACIÓN: “Llega el día y hay que convertirlo en una experiencia única” para ello:

• Creamos una convocatoria atractiva.
• Una vez allí nos aseguramos de que todo funciona correctamente.
• Ofrecemos información útil a los usuarios para que la compartan en sus redes sociales.
• Publicamos fotos en tiempo real.
• Hacemos videos breves en la zona de exposición para transmitir como se está́ viviendo.
• Y, por supuesto, el papel de los medios de comunicación, clave, para que el evento tenga voz: y siempre intentando facilitarles su trabajo. ¿Cómo?
  • Entrevistas previas en medios de comunicación.
  • Acreditación de prensa.
  • Listado de todos los medios asistentes.
  • Emisión en streaming del evento para aquellos que no han podido asistir.
  • Acceso a salas y escenarios predeterminados para la realización del trabajo de cámaras.
  • Nota de prensa previa con toda la información.
  • Dossier de prensa muy completo y muy gráfico.
  • Elección de un portavoz de la organización para atender a la prensa.
  • Si un medio no puede asistir, le enviamos un paquete completo con la nota de prensa final, imágenes de acto, vídeo y audio (adaptado a cada formato audivisual).
  • Comunicación constante con los periodistas. Por ejemplo, el mensaje más recibido durante este campeonato fue: ¿Ya hay ganador? ¿Quién ha ganado? Y, sí, hay que responder y darles todo la información de forma inmediata, porque ellos son los que hacen que la noticia se conozca.